Digitalisering, Covid-19 og behov for en bedre work-life balance har sat hjemmearbejde på dagsordenen. Digitalisering giver i sig selv større muligheder for hjemmearbejde, men Covid-19 har givet virksomheder og medarbejdere erfaring med, hvorvidt hjemmearbejde fungerer. Det betyder ændrede organisationsforhold i mange virksomheder. Senest har Codan flyttet domicil til nye lokaler, hvor der kun vil være fysiske kontorpladser til hver anden medarbejder.
Med en fremtid, hvor hjemmearbejde bliver en stadigt større faktor, både af økonomiske, praktiske og helbredsmæssige årsager, vil der forekomme en række ændringer i det fysiske arbejdsmiljø, det kollegiale samarbejde og i kulturen i den enkelte organisation. Dette vil stille yderligere krav til rådgivernes faglige og sociale kompetencer:
- Større krav til selvledelse
- Større krav til at blive ledet på distancen og lede opad fra distancen
- Større krav til godt kollegaskab og udvikling af sociale relationer på distancen
- Større evne til at indgå i og bidrage til en virksomheds kultur ”på distancen”
- Højere grad af proaktivitet og videndeling på tværs i organisationen
De mest centrale områder for en given organisation med hjemmearbejde og dens medarbejdere bliver nu at kunne:
Fastholde fokus på opgaveløsningen centraliseret omkring kunden
En outside-in-tilgang er nødvendig, så man fortsat indtænker kundens centrale position i samtlige kunderejser og -oplevelser, så servicen foregår gnidningsløst. Dette uanset forholdene på hjemmearbejdspladsen, hvor man i højere grad er udsat for privatrelaterede situationer samtidigt med sit daglige, professionelle arbejde. Prioriterer du dit daglige arbejde ud fra dine private perspektiver og behov, eller prioriterer du efter kundernes perspektiv på virksomheden? Svaret bør være det sidste.
Men der er nogle vigtige udfordringer, man bør være opmærksom på. Særligt i forhold til nye medarbejdere…
Hvordan kan man som ny medarbejder afkode, hvordan arbejdet reelt udføres, og hvordan høster man erfarne kollegers erfaringer?
Hvad er den gode balance mellem god opgaveløsning og tidsoptimering?
Når arbejdet reelt forekommer som en lang proces, hvordan opdeler man så arbejdet fornuftigt?
Dette kan blive svært at sikre i oplæringen og i den løbende fastholdelse, når man pga. hjemmearbejde ikke løbende kan observere hinanden eller skabe en løbende dialog, der fastholder både virksomhedskultur og fokus på kunden.
Hvad kan man gøre
- Observere erfarne kollegers kundehåndtering online eller via medlyt, og få erfarne kolleger på medlyt fra distancen
- Afsæt struktureret tid til P2P feed forward og sparring
- Følg med i kundernes oplevelse af jeres adfærd og opgaveløsning
- Prøv selv at kontakte dit selskab og oplev, hvordan kundeoplevelsen er
Korrekt prioritering af tid
Når du dine opgaver? De rette, i den bedste rækkefølge med en tilfredsstillende kvalitet og tidsprioritering?
Skaber du god værdi for din arbejdsplads?
Et anbefalelsesværdigt værktøj til at kunne levere størst mulig værdi i opgaveløsningen er tidsstyringsmatricen. Vi kender alle til overspringshandlinger: Facebook, youtube, tøjvask og kaffebrygning. Med hjemmearbejdspladsen øges udfordringerne, fordi man i endnu højere grad vil blive målt på produktivitet frem for indsatstimer.
Hvor ligger udfordringerne?
- Nice-to-know, og ikke need-to know opgaver, samt cc-mails stjæler en del af din energi og fokus.
- Uvigtige eller udsatte ting bliver hastesager og vælter din planlægning
- Overspringshandlinger forlænger den oplevede arbejdsdag og bidrager til lavere værdiskabelse
- Det kan være sværere at vurdere vigtigheden af forskellige opgaver på distancen og når aftagerne i organisationen er usynlige. Risiko for, at eksempelvis opgaver med lavere værdi løses før opgaver med højere værdi
Tidsstyring
Egen model efter inspiration fra Stephen R Coveys ”7 gode vaner”
På hjemmearbejdspladsen er tidsstyring også at planlægge private opgaver på en måde, så både arbejde og privatliv fungerer, og man får optimal nytte af hjemmearbejde. Samtidig skal det ske på en måde, så private opgaver ikke føles som en del af den samlede arbejdsdag, men kan fungere som fx nødvendige mentale breaks eller skabe fysisk bevægelse i et ellers stillesiddende job. Yderligere handler det ligeledes om, at man prioriterer mellem de mange reelle og potentielle arbejdsmæssige ”opgaver”. Og lad det være sagt med det samme: Det er god planlægning, at sætte en vask over og hænge den op i en pause fra skærmen eller direkte efter arbejdstid. Eller at ringe til kunderne, når de har tid om aftenen, men til gengæld få tid til at spille rundbold med den mindste. Mange udfordres af cc-mails, nyheder på intranettet, mails med lille værdi, møder og aktiviteter, der ikke understøtter opgaveløsning direkte eller indirekte og meget andet, der tager tid, fokus og energi. Endda på områder, man ikke måles på. Derfor giver det mening, at man prioriterer vigtigheden af samtlige opgaver OG ser på, om de haster eller ikke haster. Alle opgaver ender potentielt i ”haster”, hvis de enten ikke løses i tide eller fravælges. Hastebunken kan ødelægge arbejdsflowet, drukne vigtige opgaver i indbakken og mindske den samlede produktivitet, derfor bør det være en del af tidsprioriteringen, at få løst vigtige og nødvendige opgaver i tide. Alternativet er stress som en konsekvens af hjemmearbejde.
Fremtidssikring af medarbejderens kompetencer
I en digital hverdag, hvor den fysiske afstand øges mellem medarbejdere og ledelse, og den digitale udvikling foregår eksponentielt, så er der særligt behov for at have fokus på medarbejdernes kompetencer. Dette er naturligvis et ledelsesmæssigt ansvar, og samtidig i ledelsens interesse, hvis man vil fastholde konkurrencedygtighed og gode kundeoplevelser. Men, den enkelte medarbejder bør selv tage ansvar for egen udvikling og sikre, at man hele tiden fastholder en position, hvor man besidder de rette kompetencer i forhold til den udvikling branchen, virksomheden og kunderne er inde i. Udviklingen går for hurtigt til, at man kan overlade ansvaret for dette hos ledelsen. Det ansvar skal man selv tage på sig. Efteruddannelse og videreudvikling er en nødvendig præmis, hvis man vil fastholde en stærk position som medarbejder i den digitale transformation vi alle er en del af.
Kilde: Escape